Plataformas digitais, cases de sucesso e manuais de orientação. Tudo o que a sua cooperativa precisa saber para realizar assembleias virtuais

As assembleias digitais já são uma realidade para as sociedades cooperativas desde que a Lei 14.030/2020 abriu esta opção. E como as cooperativas têm até 31 de março para realizarem as suas Assembleias Gerais Ordinárias (AGOs) – para as do Ramo Crédito o prazo vai até 30 de abril – o Sistema OCB/RJ conversou com a CFO da Lyseon Tech (RJ), Daiane Alves, e o  Coordenador de Inovação na Coopersystem (DF), Frederico Guerra, para entender como funcionam as plataformas desenvolvidas por estas cooperativas – Távola e Curia, respectivamente – que permitem a realização de assembleias de forma remota por meios digitais.

A reportagem também traz cases de cooperativas que realizaram com êxito as assembleias digitais utilizando estrutura própria, como são os casos da Unimed Petrópolis e singulares filiadas ao Sicoob Central Rio.

Távola 

Chamada de Távola –numa referência à Távola Redonda da história do rei Arthur, na qual a mesa foi criada com este formato para que não tivesse cabeceira, representando a igualdade de todos os seus membros – a plataforma desenvolvida pela Lyseon Tech foi criada em maio de 2020.

A solução possui ambiente com acesso restrito, o que garante que apenas pessoas autorizadas acessem a assembleia. Além disso, tem local para disponibilização de documentos a serem apresentados e ferramenta para criação de atas on-line de forma colaborativa, para que todos da comissão eleitoral ou algum grupo específico de pessoas possa auxiliar na confecção da ata em tempo real durante a AGO.

“A participação durante a assembleia é feita em sala de videoconferência da própria Távola com chat e diversos outros recursos como envio das apresentações para a própria ferramenta de videoconferência. Podem ser feitas votações com apuração em tempo real. Atendendo aos requisitos legais, as assembleias são gravadas e é possível gerar relatórios de acesso para a lista de presença, quantidade de votos por itens em pauta e outros mais”, explica Daiane Alves, CFO da Lyseon Tech..

Uma outra vantagem, segundo Daiane, é que a plataforma possui código aberto, o que vai ao encontro dos 7 Princípios do Cooperativismo.

“Com soluções livres permitimos que pessoas do mundo inteiro possam contribuir com o projeto, fazer a gestão e indicar melhorias. Permite também que sejam utilizadas em sistema de ensino. Projetos com licença livre possibilitam transformação social por permitirem que sejam utilizados, estudados, melhorados e distribuídos por qualquer pessoa”, destaca.

Para saber mais sobre a Távola, clique aqui

Curia

Desenvolvida pela Coopersystem, Cooperativa de Trabalho que desde 1998 presta serviços especializados nas mais diversas áreas da Tecnologia da Informação, a Curia é um aplicativo para gerenciamento de assembleias digitais e também automatização de assembleias presenciais, desenvolvido para ser uma aplicação web responsiva, ou seja, que possa ser acessada também por smartphones.

Inicialmente, em 2020, a cooperativa se preparou para atender apenas as exigências uso próprio e foi a primeira do Brasil a realizar uma Assembleia Geral em formato totalmente on-line. O intuito, segundo o Coordenador de Inovação na Coopersystem, Frederico Guerra, era agilizar processos de votações e eleições das assembleias da cooperativa. Mas com a pandemia, o produto evoluiu para atender qualquer cooperativa e/ou entidade.

Em resumo, o aplicativo contempla duas áreas: Administrativa, que permite gerenciar e configurar a assembleia e cadastrar previamente as pautas, propostas e eleições; e a do Cooperado, voltada para que os associados participem digitalmente e ativamente, registrando presença, votando nas propostas e elegendo os candidatos.

Ao todo a Plataforma Curia já foi utilizada em mais de 280 assembleias desde que foi disponibilizada para outras cooperativas e já tem mais de 50 solicitações de agendamento.

“Somados os números de assembleias realizadas e as futuras, seguramente até o fim deste mês de Março ultrapassaremos as 300 utilizações”, indica Frederico, que também trouxe novidades.

“Como o Curia virou um produto, temos um time responsável por melhorias constantes.. Em meados de abril vamos colocar uma nova versão em que as cooperativas e entidades  poderão contratar a Curia pela própria plataforma, fazer pagamentos e muito mais, diferentemente do que ocorre hoje, em que o processo é um pouco manual. Outra funcionalidade mapeada e que já rodamos na Coopersystem é a integração de vídeo. Atualmente utilizamos ferramenta parceria para transmissão paralela. Nossa expectativa com tudo isso é atingir novas cooperativas e trazer benefícios às assembleias, tanto presencial quanto digital”, explica Frederico.

As cooperativas interessadas em utilizar a plataforma devem acessar o site https://curia.coop/, preencher o formulário que a equipe da Coopersystem fará o contato.

Cases de Sucesso

O Sistema de Cooperativas de Crédito do Brasil, Sicoob, por meio do aplicativo Sicoob Moob  facilita e incentiva o contato entre o cooperado e sua cooperativa. Com ele, é possível ter acesso aos principais dados da instituição, receber e gerenciar convites para eventos, negociar bens publicados e muito mais. Uma das funcionalidades mais recentes do app é a transmissão de eventos, inclusive assembleia on-line.

Esta novidade permitiu às cooperativas filiadas ao Sicoob Central Rio a realizarem com sucesso as Assembleias. Segundo a área de Controles Internos da Central, o Sicoob Coopvale, Sicoob Fluminense, Sicoob Empresas,  Sicoob Servidores e Sicoob Comperj promoveram entre 2020 e 2021 AGOs e AGEs utilizando o aplicativo.

“O Sicoob Moob é um aplicativo vanguardista na sua aplicação para assembleias virtuais. Justamente por ser uma ferramenta que ajuda a inaugurar uma nova cultura nas nossas cooperativas, incluindo a possibilidade de votação à distância, seguindo todo o rigor de conformidade às diretrizes do órgão regulador, que é o Banco Central. É uma iniciativa que está alinhada com as demandas do nosso tempo e com a conduta de incentivo aos canais digitais do Sicoob. No ano passado usamos o Moob no Sicoob Coomperj com pleno sucesso, e pretendemos continuar adotando o recurso, pois é algo que já foi incorporado às nossas rotinas e vai ao encontro do investimento contínuo de colocar à serviço do cooperado sempre as melhores soluções”, explica o presidente do Conselho de Administraçãi do Sicoob Central Rio e diretor-presidente do Sicoob Coomperj Dr. Luiz Antônio Ferreira Araújo.

O surgimento da Covid-19 e as medidas restritivas de contato também fizeram a Unimed Petrópolis se reinventar. Em julho de 2020 a cooperativa realizou Assembleias Gerais Ordinárias e Extraordinárias, em formatos virtuais, em que assegurou o direito dos cooperados de exercerem o seu poder de voto nos processos decisórios da Cooperativa.

A SISEN Consultoria foi contratada como empresa terceira para administrar, atestar e validar o processamento das informações geradas na AGE e AGO digitais.

“Essa decisão seguiu as diretrizes desta gestão – Diretoria Executiva e o Conselho de Administração – em garantir transparência e ética na condução da Governança Corporativa da nossa Cooperativa em busca das melhores práticas de Compliance. Acompanhamos a realização da Assembleia da Central Nacional Unimed (CNU) e atestamos o sucesso do uso da ferramenta ZOOM na operacionalização ”, avaliou o Rafael Gomes de Castro, presidente da Unimed Petrópolis.

Informe Técnico

E para auxiliar as cooperativas fluminenses, o Sescoop/RJ, por meio do setor de Monitoramento,  elaborou o Informe Técnico com dicas de como convocar uma AGO, formas de realização e condução deste evento, entre outros temas necessários para a boa realização da atividade. Leia na íntegra aqui

Manual para a realização de Assembleias Virtuais

O Sistema OCB produziu o e-book “Inovação na Crise”, em que traz o passo a passo para a sua cooperativa realizar assembleias virtuais, com informações sobre legislação e plataformas recomendadas. Clique aqui para baixar.

 

Bruno Oliveira

Bruno Oliveira

Analista de Comunicação do Sistema OCB/RJ. Formado em Comunicação Social, com habilitação em Jornalismo. Pós-graduado em Jornalismo Esportivo e Negócios do Esporte, MBA em Marketing e Comunicação Empresarial e em Comunicação e Marketing em Mídias Digitais.