Inovação é o lema do cooperativismo fluminense desde 2018, quando a atual gestão, liderada pelo presidente Vinicius Mesquita, assumiu a diretoria do Sistema OCB/RJ. E a busca por um Rio Mais Coop tem se tornado uma constante desde aquela época. Em consequência disso, muitos frutos surgiram, elevando o modelo de negócios cooperativista do estado do Rio de Janeiro ao patamar de destaque no cenário nacional.
E dois exemplos recentes corroboram com este novo momento. Um vem de Campos dos Goytacazes, promovido pela Cooperativa Educacional Colégio Pró-Uni, que investiu em tecnologia e capacitação para levar atividades para o ambiente digital. O outro, da capital fluminense, que teve na Unimed Federação Rio a adoção de um grupo multidisciplinar para criar estratégia e viabilizar, em tempo bastante curto, a migração da Assembleia Geral para o ambiente virtual.
Ambos os cases são destaques na Inovacoop, plataforma da inovação cooperativista desenvolvida pelo Sistema OCB, cujo objetivo é incentivar novidades no cooperativismo brasileiro por meio de cursos, ferramentas, exemplos práticos e informação para ajudar as cooperativas a inovarem de maneira efetiva, com resultados reais na vida das pessoas. Para ler os cases na íntegra, acesse: Pró-Uni e Unimed Federação Rio
Contexto
Antes do início da pandemia de Covid-19, em março de 2020, a cooperativa Pró-Uni passava por um momento de reorganização de processos internos com vistas a melhorar a estabilidade na governança. Era um período de busca por transparência e visibilidade aos aspectos da gestão. Até aquele momento, no entanto, a cooperativa ainda não vislumbrava de maneira clara a realização de assembleias digitais.
Já a Unimed Federação Rio – que tem como subsidiárias 19 Unimeds que atuam em território fluminense e atendem a 1,3 milhão de clientes nos 92 municípios do estado do Rio de Janeiro – enfrentava algumas dificuldades provocadas pelas incertezas políticas e econômicas que assolam o Brasil como um todo. A chegada da pandemia ao país obrigou a Unimed a se adaptar com a adoção do regime de teletrabalho.
Entretanto, antes da pandemia por Covid-19 a Unimed Federação Rio ainda não havia tido a oportunidade de considerar a possibilidade de realizar sua AGO (Assembleia Geral Ordinária) de forma virtual.
Desafios
A Pró-Uni enfrentou desafios em duas frentes. Primeiro, a necessidade de levar as aulas presenciais para o meio digital. Depois, viabilizar a realização da AGO com participação remota. Além disso, a cooperativa precisou enfrentar a dificuldade de lidar com a tecnologia por parte dos professores, cooperados e dos próprios alunos. Assim, foi necessário criar mecanismos que permitissem a atuação no formato digital.
Em relação à AGO apresentava como desafio encontrar uma tecnologia capaz de endereçar a demanda e também ensinar as pessoas a usar a tecnologia a ser adotada.
Na Unimed Federação Rio Também não foi diferente. Uma vez que, até 2020, todas as assembleias haviam sido realizadas de forma presencial, com votos secretos em papel, a transição para o novo modelo de AGO virtual exigiu dos dirigentes, conselheiros e gestores da cooperativa alta capacidade de adaptação.
Assim, a cooperativa enfrentou uma série de desafios para criar e consolidar o novo modelo. Dentre eles, a descoberta e adoção de ferramentas no mercado que reunissem as seguintes características: possibilidade de acesso remoto coletivo; garantia do registro de presença; anonimato nas votações a serem realizadas. Tão logo a ferramenta fosse selecionada e contratada, era necessário realizar o treinamento de todos em tempo bastante curto.
Desenvolvimento
Quando o decreto presidencial autorizou a realização de assembleias virtuais, a Cooperativa Pró-Uni buscou firmar parceria com uma fornecedora de tecnologia. A escolhida foi a LibreCode (antiga LyseonTech), que foi a responsável por sistematizar e dar o suporte necessário à realização das assembleias digitais.
O primeiro contato com os representantes da LibreCode ocorreu em um balcão de negócios promovido pelo Sescoop-RJ. Dessa forma, o Pró-Uni contratou a plataforma Távola, que fornece o ambiente virtual para realização das AGOs.
Já as aulas virtuais tem sido realizadas a partir da plataforma do Google, o que demanda apoio e suporte por parte da área de Tecnologia da Informação (TI) da cooperativa.
Para utilizar todas as novas tecnologias incorporadas ao dia a dia da cooperativa, foi necessário promover a capacitação dos professores. Assim, foram realizados treinamentos que contaram com o apoio dos cooperados com mais familiaridade e conhecimento em ferramentas tecnológicas.
Na Unimed Federação, o gerente de mercado, Herval Bezerra, conta que foi formado um grupo de trabalho para entendimento da nova legislação em vigor. Ou seja, a lei 14.030/2020 e a Instrução Normativa 81 do DREI (Departamento de Registro Empresarial e Integração).
Este grupo também tinha como função identificar e avaliar as ferramentas disponíveis no mercado para a realização de reuniões a distância com grande quantidade de pessoas.
Também coube ao grupo de trabalho definir um calendário de ações que contemplasse todos os passos necessários para a realização de uma assembleia nos novos moldes. Ou seja, desde a elaboração do edital de convocação até a sua efetiva realização e término dos trabalhos.
Para que as ações fossem bem sucedidas, foi necessário o envolvimento das áreas de assessoria jurídica, comunicação e marketing e tecnologia da informação (TI). Todo o trabalho foi realizado pela equipe da cooperativa, com consultoria de parceiros e intenso uso do guia “Como realizar assembleias digitais”, disponibilizado pelo Sistema OCB.
A Federação optou por usar as ferramentas Zoom – para registro de presença, visualização dos participantes e interação – e Curia – para as votações. Ambas apresentaram como principais benefícios a possibilidade de gravação do conteúdo, no caso do Zoom, e de garantia do anonimato, no caso do Curia.
A preparação envolveu, ainda, com alguns dias de antecedência em relação à data da assembleia oficial, a realização de uma assembleia teste com todos os atores envolvidos. Para tanto, foi solicitado a todos os participantes que informassem seus respectivos e-mails por meio dos quais foi enviado o link de acesso à plataforma em que seria realizada a assembleia teste. Juntamente com o link foi disponibilizado também um tutorial com toda a sequência da operação, desde o acesso ao sistema até a realização da votação.
Depois, no dia da assembleia, todos esses passos foram repetidos, com total sucesso, de acordo com Bezerra. Segundo ele, a adesão foi total das 19 cooperativas federadas.
Resultados
No que diz respeito a resultados, a cooperativa Pró-Uni destaca a plena manutenção das atividades educacionais, com realização de aulas síncronas e assíncronas que contam com professores devidamente capacitados no uso das tecnologias e na aplicação de metodologias ativas.
Já na frente da AGO, o principal resultado alcançado com a adoção das plataformas tecnológicas foi a ampla adesão por parte dos cooperados. Além, é claro, da própria realização da Assembleia Geral Ordinária, mantendo a cooperativa em dia com suas obrigações legais.
Na Unimed Federação Rio um dos benefícios observados foi a dispensa dos deslocamentos dos conselheiros desde suas respectivas cidades até a sede da cooperativa, com significativa economia de tempo e de recursos.
Próximas iniciativas
Para 2021, a cooperativa Pró-Uni pretende manter o formato virtual de AGO. A manutenção está relacionada ao amparo legal, já existente, e à sinalização positiva por parte dos cooperados.
No que se refere às aulas, a expectativa é de que, passado o período mais crítico da pandemia, o formato híbrido venha a ser amplamente adotado.
Na Unimed Federação Rio, além da manutenção do formato para a AGO de 2021, um processo considerado irreversível pela gerência da Unimed, há a intenção de melhorar alguns processos para tornar a experiência ainda mais produtiva. Isso vai se dar por meio da incorporação de novas tecnologias e simplificação do processo, com incremento nos requisitos de segurança e confiabilidade.
Com informações (Inovacoop)
