Diante de um cenário de constantes mudanças, recursos limitados e demandas iminentes, é necessário priorizar ações estratégicas que focam nas áreas de maior impacto da sua cooperativa. Para isso, é preciso estabelecer prioridades e, a partir delas, organizar recursos e tarefas.
Com as áreas e tarefas devidamente organizadas por prioridade, a gestão consegue reconhecer oportunidades e ficar alerta a possíveis riscos, minimizando o impacto ou até mesmo os evitando. Para isso, a cooperativa pode contar com uma ferramenta chamada de “quadro de prioridades”.
Vamos entender mais sobre a solução, sua importância e como aplicá-la? Boa leitura!
O quadro de prioridades: o que é e como funciona
Um quadro de prioridades é responsável por organizar tarefas, distribuindo-as mediante o nível de importância para o desenvolvimento de um projeto. O ponto interessante é que a ferramenta pode ser adaptada para qualquer área ou programa de sua cooperativa.
O tipo de quadro mais conhecido e utilizado é influenciado pela Matriz de Eisenhower, que consiste em classificar as tarefas de acordo com seu nível de urgência e prioridade, e dividi-las em quatro quadrantes:
Quadrante 1: Urgente e importante
Quadrante 2: Urgente e sem importância
Quadrante 3: Sem urgência e importante
Quadrante 4: Sem urgência, nem importância
Na prática, o quadro pode ser visualizado da seguinte forma:
Quando pensamos em urgência, estamos falando de tarefas que têm um prazo curto e que exigem atenção imediata. Já as atividades classificadas como importantes são essenciais a longo prazo, como relatórios mensais e planejamento.
Diante dessas classificações, o quadro de prioridades pode ser desenhado e colocado em prática. Assim, você e sua equipe têm uma visão do que deve ser feito imediatamente, o que pode ser agendado, as atividades que serão delegadas e as que podem ser excluídas, respectivamente.
Vale pontuar que o quadro de prioridades influenciado pela Matriz de Eisenhower é normalmente utilizado para:
Organizar e gerir projetos complexos;
Auxiliar na tomada de decisões;
Elaborar a rotina diária.
Por que é importante ter um quadro de prioridades
Além de organizar todas as tarefas de um projeto ou área da cooperativa, o quadro de prioridades também oferece outros benefícios. Diante de um planejamento claro e visual, é possível observar melhorias na comunicação e cooperação entre a equipe.
Outro ponto positivo da implementação do quadro de prioridades é a rapidez com que problemas e gargalos são identificados e resolvidos. Com uma clara separação de tarefas e priorização das atividades, a gestão e a equipe conseguem acompanhar o andamento do projeto e se atentar a possíveis adversidades.
Dicas para priorização de tarefas
O primeiro passo para ter um quadro de prioridades de sucesso é saber como priorizar as tarefas, as elencando por ordem de importância e urgência. E é claro que existem boas práticas e dicas que podem tornar esse processo ainda mais fácil e descomplicado. Vamos conhecê-las?
- Faça uma lista: com uma infinidade de tarefas a serem entregues, é interessante listá-las. Além de evitar o esquecimento, a listagem auxilia na organização diária e gera motivação na equipe.
- Atente-se aos prazos: para decidir o que deve ser feito primeiro, a equipe também deve considerar o prazo das tarefas. Com todas as atividades listadas, avalie as pendências e quanto tempo o time terá para concluí-las.
- Elimine primeiro: uma alternativa para realizar uma priorização assertiva é preencher o quarto quadrante antes. Assim, você já sabe quais tarefas podem ser eliminadas, e quais precisam ser priorizadas.
- Use esquemas visuais: para tornar a organização das tarefas ainda mais fácil, e garantir que os prazos sejam cumpridos, esquemas visuais podem ser uma ótima opção. A boa prática evita atrasos e garante que a equipe entenda as tarefas e as execute com qualidade.
- Limite a quantidade de tarefas de cada grupo: não sobrecarregue a equipe e o quadro de prioridades com uma infinidade de tarefas a serem realizadas. Limitando o número de tarefas por quadrantes, o time evita a desorganização.
- Faça revisões periódicas na lista: de tempos em tempos é imprescindível fazer revisões na lista de tarefas. Com atividades importantes em andamento, outras, que antes não eram prioritárias, acabam ocupando o topo da lista.
Quadro de prioridades no Diagnóstico de Negócios Assistido
O quadro de prioridades garante a organização de inúmeras áreas da cooperativa, afinal, separa as tarefas segundo a necessidade e urgência. Além de trazer diversos benefícios quando implementada, a ferramenta também é versátil.
No Diagnóstico de Negócios Assistido, do AvaliaCoop do Sistema OCB, o quadro de prioridades é influenciado pela matriz SWOT (FOFA). Diante dos itens elencados pela análise, dois quadros são desenhados: o quadro de amores e o de dores.
O quadro de amores consiste nas forças e oportunidades da cooperativa; já o de dores, as fraquezas e ameaças. A ferramenta é usada para identificar os itens que podem impactar a cooperativa de maneira positiva, ou negativa, e, consequentemente, o que deve ser priorizado.
Os quadros fazem parte da terceira fase do Diagnóstico de Negócios e estão interligados com as etapas anteriores e posteriores. Nas duas primeiras fases, você aprende como resgatar o histórico da cooperativa, e como adotar a análise SWOT, respectivamente.
Fonte: NegóciosCoop
